7 septembre 2023
Particuliers Administratif

Au fil des ans, il est facile d’accumuler une quantité importante de documents administratifs, allant des factures et relevés bancaires aux papiers de famille, en passant par les documents de la maison et de la santé. Cependant, il peut être difficile de savoir lesquels de ces documents sont importants et combien de temps doit-on conserver ses papiers.

La gestion des documents administratifs peut sembler fastidieuse, mais elle est essentielle pour rester organisé et éviter les problèmes juridiques ou financiers à l’avenir.

Dans cet article de blog nous allons revenir sur les différents types de document administratifs ainsi que la durée de conservation selon leurs catégories.

Les papiers relatifs à la famille

Les papiers relatifs à la famille sont des documents qui ont une valeur sentimentale et juridique très importante. Ils peuvent être exigés dans le cadre de diverses démarches administratives, telles que l’obtention d’un passeport, la demande d’une carte d’identité, l’inscription à l’école ou l’accès à certains avantages sociaux.

Les délais de conservation de ces papiers est certainement le plus élevé, on retrouve :

Acte d’état civil À vie
Avis de versement d’allocation familiale 5 ans
Jugement de divorce et jugementÀ vie
Acte de reconnaissance d’un enfant À vie
Contrat de mariage et document relatifs aux bien apportés/acquis lors du mariage À vie
Convention de Pacs À vie
DiplômeÀ vie
Livret de familleÀ vie
Carte d’invalidité d’un enfantJusqu’à la liquidation des droits à la retraite

Les documents relatifs à la santé

En ce qui concerne les documents de santé, il est recommandé de garder précieusement votre carnet de santé, qui contient l’historique médical de vous et de vos enfants, votre carnet de vaccination et votre carnet de groupe sanguin.

La conservation de certificat médical et d’examen médical doit être permanente.

Carnet de santéÀ vie
Carnet de vaccinationÀ vie
Carte de groupe sanguinÀ vie
Certificat médicalÀ vie
Examen médical (radiographie, échographie mammaire, etc.)À vie
Relevé de remboursement d’assurance maladie et maternité 2 ans
Carte mutuelle / relevé de remboursement Selon l’organisme de mutuelle
Facture d’un hôpital public 4 ans
Facture d’un établissement de santé privé 2 ans
Ordonnance 1 an (hors lunettes et audioprothèses)
Preuve de versement d’indemnités journalière Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite

Les documents relatifs aux loyers et la maison

Les documents relatifs aux loyers et à la maison sont également importants à conserver tout au long de votre vie. Les factures relatives aux loyers, aux charges locatives et aux travaux effectués dans votre logement ou encore à l’assurance de votre habitation doivent être conservées pendant une période cinq ans.

Concernant les différents justificatifs liés à votre logement :

Attestation d’entretien d’une chaudière2 ans
Facture d’électricité5 ans
Facture de gaz5 ans
Facture d’eau5 ans
Facture de téléphone fixe1 an
Facture de téléphone mobile1 an
Facture internet1 an
Preuve de restitution de matériel (box)2 ans

Si vous êtes propriétaire, vous devrez aussi conserver les factures relatives aux travaux effectués dans votre maison. Ces factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans car elles peuvent être nécessaires en cas de litige avec un entrepreneur ou pour justifier des travaux effectués en vue d’une vente.

Les autres justificatifs :

Acte de vente (ou titre de propriété) À vie
Preuve de paiement des charges de copropriété5 ans
Preuve de correspondance avec le syndic5 ans
Procès-verbal d’assemblée générale de copropriété5 ans

Les documents relatifs au travail et au chômage

Vous devez conserver vos bulletins de salaire jusqu’à la liquidation de votre retraite.

De même, vos contrats de travail ont un délai de conservation permanent, tout au long de votre carrière et jusqu’à votre départ à la retraite. En effet, ils sont nécessaires pour justifier votre expérience professionnelle et pour le calcul de votre retraite.

Il faudra également conserver les différents certificats de travail ainsi que le relevé d’indemnités journalières de maladie et de maternité jusqu’à la liquidation de votre retraite.

Contrat de travailJusqu’à la liquidation des droits à la retraite
Bulletin de salaireJusqu’à la liquidation des droits à la retraite
Certificat de travailJusqu’à la liquidation des droits à la retraite
Note de frais3 ans
Solde tout compte3 ans

Les délais de conservations des justificatifs :

Attestation Pôle emploi Jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage
Bulletin de paiement de la pension de retraiteÀ vie
Justificatifs de versement d’allocation chômage3 ans
Relevé des points retraiteÀ vie
Carte d’invalidité d’un enfantJusqu’à la liquidation de la retraite (assumer la charge d’un enfant handicapé permet de recevoir une majoration)

Les documents relatifs aux impôts et taxes

Il est recommandé de conserver la déclaration de revenus, les avis d’imposition sur le revenu et les justificatifs utilisés dans la déduction des frais réels pendant trois ans.

Pour les impôts locaux tels que la taxe foncière ou d’habitation, ce délai est réduit à un an. Cependant, il peut être prolongé jusqu’à trois ans dans certains cas, tels que le dégrèvement, l’exonération ou l’abattement.

Avis d’imposition sur le revenu3 ans
Déclaration de revenus3 ans
Impôt sur la fortune immobilière (IFI)10 ans
Justificatifs utilisés comme ceux des frais réels3 ans
Taxe d’habitation1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement)
Taxe foncière1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement)

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Source : Chiffres Accès SAP 2022

Les documents relatifs à la banque

Les documents liés à votre banque sont aussi importants à conserver. Les bordereaux de versement doivent être conservés pendant au moins cinq ans, car ils constituent une preuve de remise d’argent.

Les chèques que vous recevez doivent être encaissés dans un délai maximum d’un an et huit jours, bien qu’il soit préférable de les encaisser dès réception et de les signer au dos.

Les autres documents liés à la banque :

Bordereaux de versement5 ans
Contrat de crédit immobilier2 ans, à partir de la dernière échéance
Crédit à la consommation2 ans, à partir de la dernière échéance
Dossier d’un compte bancaire (compte courant, PEL, livret A, etc.) 5 ans, à partir de la clôture du compte
Relevé de compte bancaire5 ans
Talon de chèque5 ans
Ticket de carte bancaire (paiement et retrait) Jusqu’à réception du relevé de compte

Les documents relatifs à l’assurance

Lorsque l’on souscrit une assurance, il est important de conserver certains documents pour pouvoir bénéficier des garanties prévues en cas de sinistre.

Voici la liste des papiers d’assurance à conserver et durant combien de temps :

Assurance-vie 10 ans
Avis d’échéance2 ans, à partir de la dernière échéance
Contrat d’assurance 2 ans, à partir de la dernière échéance
Courrier de résiliation2 ans
Dommage corporel 10 ans
Quittance2 ans, à partir de la dernière échéance
Preuve du règlement2 ans, à partir de la dernière échéance
Relevé d’informations automobiles À vie

Les documents relatifs au particulier employeur

En tant que particulier employeur, il est important de savoir quels documents vous devez conserver pour être en règle sur le plan légal et administratif.

Ces documents revêtent une grande importance pour la gestion de votre relation de travail avec votre employé.

Attestation fiscale 3 ans
Bulletin de paie du salarié5 ans
Comptabilisation des horaires du salarié 1 an (ou 3 ans si le salarié souhaite le paiement des heures supplémentaires)
Contrat de travail du salarié 5 ans, à partir de la date de fin du contrat
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Document relatif aux charges sociales 3 ans
Solde tout compte 3 ans

Où garder ses différents papiers en lieu sûr ?

Aujourd’hui, il est de plus en plus courant de stocker ses documents administratifs en ligne. Cela permet de les conserver en lieu sûr et d’y accéder facilement à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Il existe de nombreux services de stockage en ligne, tels que Dropbox, Google Drive ou encore Microsoft OneDrive, qui proposent des solutions de stockage sécurisées et fiables.

Il est important de noter que la conservation de documents administratifs en ligne doit se faire avec précaution. Il est recommandé d’utiliser des services de stockage qui offrent des niveaux élevés de sécurité, tels que le chiffrement des données et l’authentification à deux facteurs.

Nous vous conseillons de sauvegarder régulièrement les documents en ligne sur un support externe, tel qu’un disque dur ou une clé USB, afin de se prémunir contre toute perte de données.

Enfin, gardez à l’esprit que la conservation des documents administratifs en ligne ne remplace pas la conservation physique des documents originaux. Il est toujours recommandé de conserver les documents originaux dans un endroit sûr.

En conclusion, la gestion des papiers administratifs est une tâche essentielle pour rester organisé et éviter les problèmes juridiques ou financiers à l’avenir. Bien que cela puisse sembler fastidieux, il est important de conserver les papiers qui nous apparaissent comme pertinents tout au long de votre vie, en fonction de leur type et de leur durée de conservation recommandée.

En gardant vos documents organisés et accessibles, vous pouvez éviter des tracas inutiles et vous assurer que vous êtes prêt à faire face à toute situation qui pourrait se présenter. En somme, les délais de conservation de ses papiers restent un aspect important de la gestion de votre vie quotidienne et doivent être traités avec soin et attention.

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